Hoja de Trabajo
La hora de
trabajo es un papel de contabilidad utilizados por los contadores, para resumir
en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la
empresa durante un período determinado. La Hoja de trabajo permite verificar la
exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias,
realizar los ajustes y preparar la información con la cual se elaborarán los
Estados Financieros. La hoja de trabajo es una herramienta que maneja el
contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos; no es para el uso del
gerente ni para ser publicada; se elabora a lápiz para poder borrar y hacer
correcciones a media que se prepara.
Estructura
La hoja de
trabajo tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseñó, comprende varios
pares de columnas que varían según la naturaleza de la empresa o actividad
económica a la cual se dedique, por lo que generalmente se emplea el uso de hojas
de contabilidad de doce (12) columnas. Para ejemplo ilustrativo nos referiremos
a una hoja de trabajo sencilla de una empresa de servicios. Este instrumento
contable contiene, en primer lugar, un encabezamiento donde se indica:
a) Nombre
de la Empresa.
b) El
nombre expreso de “HOJA DE TRABAJO”.
c) El
período del ciclo contable que cubre.
En segundo
lugar, comprende su estructura columnar; esta parte está compuesta por:
1. Una
columna para escribir los títulos de las cuentas.
2. Seis (6)
pares de columnas con los siguientes encabezamientos:
a) Balance
de Comprobación.
b) Ajustes.
c) Balance
de Comprobación Ajustado.
d) Costo de
Ventas.
e) Estado
de Ganancias y Pérdidas.
f) Balance
General.
Es
importante señalar que se debe mantener el orden de las columnas señalados en
el punto 2. , ya que el resultado de los ajustes afecta directamente el cuadre
definitivo del Balance General, es decir el resultado de una columna conlleva a
la otra. Para realizar un ejemplo concreto de la hoja de trabajo, con las
características señaladas hasta ahora, salvo que iremos por paso, es decir de
lo más sencillo a lo más complejo, por lo que en este ejemplo no usaremos el
unto referente a los Ajustes y el Balance de Comprobación Ajustado, tomemos el
siguiente Balance de Comprobación de “SOMOS LOS MEJORES”, correspondiente al
primer semestre del 2010.
Ejemplo
Procesos de Ajuste y Cierre
Los registros
contables de la Empresa sirven como base para calcular los resultados de las
operaciones de la misma. El proceso de registro de las transacciones
requiere que sea hecho simultáneamente con las operaciones y en la medida en
que se producen los intercambios.
El
proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con
base en dos métodos principales: Contabilización en base de efectivo y en base
de acumulaciones. En la práctica contable, prevalece la utilización de la
segunda sobre la primera. Todos los registros contables de esta forma son
efectuados con base en las acumulaciones de partidas de activos y
pasivos. En este proceso de registro, se pueden originar errores u
omisiones, por lo cual surgen los ajustes a las diferentes cuentas que componen
los estados financieros. Debido al ciclo económico, toda entidad cierra
sus operaciones en forma periódica al finalizar cada ciclo, las entidades deben
tener analizadas y conciliadas las principales cuentas de sus estados financieros.
El
proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para
depurar la información financiera y presentar estados financieros de acuerdo
con lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad.
PROCESOS
DE AJUSTE:
Desde el
punto de vista contable existen dos métodos básicos para el registro de las
operaciones:
-
Contabilidad en base de efectivo
- Contabilidad en base de acumulaciones
Veamos en
qué consiste cada una de estos métodos.
CONTABILIDAD
EN BASE DE EFECTIVO:
El
registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas,
métodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que
pudieran afectar a la Empresa, de acuerdo con el principio de entidad.
El método de contabilidad en base de efectivo consiste en registrar las
operaciones en los libros, en el momento que ingresa o se desembolsa
efectivo. Bajo esta premisa, éste método no cumple con el principio de
asociación de ingresos y egresos.
CONTABILIDAD
EN BASE DE ACUMULACIONES:
En el
segundo método de contabilidad aplicado en las organizaciones es la
contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones
son registradas en el momento en que éstas afectan la posición financiera, o
los resultados de una entidad, este es el método que utiliza la Empresa para
registrar sus transacciones.
La
contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en base
de efectivo. En la última los ingresos y egresos sólo se reconocen cuando
se obtiene o desembolsa el efectivo. Ambos métodos tienen sus ventajas y
desventajas, sin embargo, la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada
por casi todas las instituciones.
Es común
que las instituciones fijen un período contable de un año, el cual no
necesariamente debe coincidir con el año calendario. Los estados
financieros suelen elaborarse con una frecuencia semestral, trimestral o
mensual y éstos proveen a la gerencia de la información necesaria para realizar
los análisis necesarios y facilitar la toma de decisiones.
La
contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las
cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razón no se hayan
registrado, ya sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte físico,
por ejemplo, una factura de un proveedor, o porque dependen del transcurrir del
tiempo. Este tipo de eventos deben considerarse previamente al momento de
realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros.
CLASIFICACION
DE LOS AJUSTES:
Los
ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación
que se ha omitido en los libros de una entidad, o para corregir errores en los
registros. A continuación presentamos la clasificación de los ajustes:
PRINCIPALES
AJUSTES DE CIERRE:
Periódicamente
y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las cuentas, los
estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras
presentadas. Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a través
de los ajustes a las cuentas, que son registros contables que se
caracterizan por modificar los saldos de las cuentas del mayor, para registrar
una operación omitida o corregir un registro contable errado. Los ajustes
son efectuados para presentar una situación financiera y de resultados de
acuerdo con lo establecido por las Normas de Contabilidad aplicados a la entidad.
Los ajustes son también operaciones que deben registrarse en los libros,
únicamente en situaciones que realmente lo ameriten. Normalmente, los
ajustes afectan en su mayoría a partidas del estado de resultados y tienen
relación con otras partidas del balance general.
AJUSTES A
PARTIDAS DEL ACTIVO:
Los
ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relación con
partidas del estado de resultados, esto debido a que normalmente las partidas
de activo, se ven afectadas por diferentes cuentas. A continuación,
veremos cuáles son los principales ajustes que afectan las partidas en los
activos.
Efectivo:
Dentro
del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen numerario
o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o liquidez
inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajuste son ilustrados
seguidamente:
·
Efectivo en moneda extranjera
·
Intereses no registrados
·
Depósitos en tránsito
De
acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en moneda
extranjera deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha del
balance general.
AJUSTES A
PARTIDAS DEL PASIVO:
Las
partidas de pasivos, al igual que las de activos, están sujetas a diversos
ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables. En este
sentido, pueden encontrarse, por ejemplo, acumulaciones por gastos causados y
no pagados; registros de comisiones e intereses por cobrar y por pagar, ajustes
por la realización de ingresos cobrados por adelantado, etc.
ELABORACION
DE UN PLAN DE REVISION Y AJUSTES:
Como se
ha visto anteriormente, el objetivo de los ajustes pretende que las diferentes
partidas contables reflejen el saldo más cercano a la realidad y por
consiguiente, también los estados financieros.
Una de
las maneras de planificar un proceso de ajustes consiste en utilizar la
clasificación de los distintos rubros de los estados financieros, e ir
modificando las partidas hasta cubrir la totalidad de las mismas.
En el
caso de los activos circulantes deben tomarse las previsiones necesarias para
la valoración de los inventarios y el conteo del efectivo. Esto se debe a
que es necesario considerar las fechas de cierre o de corte y establecer los
saldos de las cuentas correspondientes, lo más cercano posible.
Una
manera alterna de efectuar el proceso de ajustes consiste en toma una de las
clasificaciones existentes de los tipos de ajustes, de acuerdo con su
naturaleza y proceder a ajustar cada cuenta de acuerdo con esta clasificación.
Luego de
realizar el proceso de ajustes se elabora un balance de comprobación ajustado,
en el cual se pueden encontrar cuentas que no existían antes del proceso de
ajuste. El balance de comprobación ajustado se utilizará para el proceso
de cierre y para elaborar los estados financieros.
PLAN DE
AJUSTES
Un plan
de ajustes es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para
analizar si los saldos de las diferentes partidas de un balance de comprobación
son razonables. Un plan de ajustes debe asegurar que las cuentas con
auxiliares se encuentren conciliadas con el saldo de las cuentas
relacionadas con el mayor, o que todas las acumulaciones que correspondan al
ejercicio hayan sido registradas en el período. En este sentido, uno de
los principios contables más importantes y aplicables en todo el proceso es el
de asociación o apareamiento de ingresos y egresos.
Como
cualquier proceso que sigue una entidad, los procesos de ajustes deben ser
adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el
referente a la autorización de los ajustes a realizar. Para ejecutar
tales autorizaciones, deben tomarse en cuenta las políticas que al respecto
haya establecido la entidad. En muchos casos, las políticas
no están adecuadamente establecidas, por lo que las autorizaciones son críticas
a fin de no reflejar cifras erróneas en los estados financieros.
ELABORACION
DEL PLAN DE AJUSTES Y CIERRE:
Tomando
en cuenta lo explicado en el punto anterior, el plan de ajustes debe ser
elaborado con anticipación y debe ser sometido a revisión y evaluación antes de
ser puesto en práctica.
Los
procesos de cierre pueden entenderse como aquellas actividades que deben
efectuarse para cerrar las distintas cuentas de ganancias y pérdidas para
el ejercicio contable siguiente. Esto se realiza mediante la
transferencia de saldos entre distintas cuentas, en donde el saldo neto de las
cuentas nominales será transferido al patrimonio.
En el
procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios
acumulados mediante la transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y
egresos. Aun cuando esto puede verse como un proceso mecánico, el mismo
involucra gran cantidad de análisis contable; debido a esta razón, la
automatización de los procesos de cierre es absolutamente crítica.
